Datenschutzinformation für Online-Veranstaltungen der Reihe „Kleben – aber sicher!“ am Fraunhofer IFAM

Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen der Reihe „Kleben – aber sicher!“ am Fraunhofer IFAM (im Folgenden: Veranstaltung) verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

1.    Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Fraunhofer-Gesellschaft
zur Förderung der angewandten Forschung e.V.

Hansastraße 27 c,
80686 München

Email:              info@zv.fraunhofer.de
Telefon:           +49 (0)89 1205- 0
Fax:                 +49 (0)89 1205-7531

für ihr

Fraunhofer-Institut für Fertigungstechnik und Angewandte Materialforschung IFAM
Wiener Straße 12
28359 Bremen

E-Mail:             datenschutz@ifam.fraunhofer.de
Telefon:           +49 421 2246-0
Fax:                 +49 421 2246-300

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von Fraunhofer ist unter der o.g. Anschrift in München, zu Hd. Datenschutzbeauftragter bzw. unter datenschutz@zv.fraunhofer.de erreichbar.

Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

 

 

 

2.    Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

a)    Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

• Name, Vorname,
• E-Mail-Adresse.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir nur dann, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. Sofern diese Verwendung nicht auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran unsere Teilnehmer auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen.

Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand gespeichert und danach gelöscht. Bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

·         wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.

·         Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

·         wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Formularanbieter

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung über unsere Webformulare arbeiten wir mit dem Dienstleister Mailingwork GmbH, Birkenweg 7, 09569 Oederan (»Mailingwork«). Zweck der Zusammenarbeit ist die professionelle Verwaltung von Online-Anmeldungen. Dazu werden die eingegebenen Daten auf den Servern von Mailingwork in Deutschland gespeichert.

Wir haben mit Mailingwork einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert Mailingwork, dass sie die Daten in unserem Auftrag im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten.

Online-Anmeldung

Sofern Sie sich über ein Online-Formular auf unserer Webseite anmelden, beachten Sie bitte auch unsere unter https://qualitaetssicherung.ifam.fraunhofer.de/de/datenschutzerklaerung.html abrufbare Datenschutzinformation, in der Sie darüber aufgeklärt werden, welche Daten bereits beim Besuch unserer Webseite erhoben und verarbeitet werden.

Außenwirtschaftsrecht/Sanktionslistenprüfung

Zudem unterliegen wir als Forschungseinrichtung diversen außenwirtschaftsrechtlichen Anforderungen (u.a. VO 2580/2001/EG). Um diesen gesetzlichen Vorgaben ordnungsgemäß nachzukommen, verwenden wir Ihren Vor- und Nachnamen um u.a. Sanktionslistenprüfungen durchzuführen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran die genannten Daten insoweit zu verarbeiten, da uns ansonsten als Verantwortlichen rechtliche Konsequenzen drohen.

b)    Teilnahme an einer Online-Veranstaltung

Sofern es sich um eine Veranstaltung handelt, an der Sie nicht vor Ort persönlich, sondern online-basiert teilnehmen (z.B. per Video- und/oder Audio-Konferenz), gelten ergänzend nachfolgende Hinweise.  

Für die Durchführung der Online-Veranstaltung nutzen wir einen technischen Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung, der die Daten nach unseren Weisungen verarbeitet.

Im Rahmen der Teilnahme an der Online-Veranstaltung können folgende Daten erhoben werden:

·         Zugangsdaten: z.B. einen individualisierten Link, über den Sie sich in die Online-Veranstaltung einwählen

·         Inhaltsdaten: Inhalte Ihrer Beiträge, z.B. in Chats oder bei Abstimmungen oder von Ihnen freigegebene Dateien. Eine Aufzeichnung von Bild oder Tonaufnahmen von Ihnen erfolgt nur, wenn und soweit Sie hierzu vorher gesondert eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Die Zweckbestimmung sowie die Zustimmung zur Aufnahme werden innerhalb der Aufzeichnung dokumentiert.

·         Profildaten: Daten, die Sie freiwillig über sich im Zusammenhang mit der Online-Veranstaltung freigegeben haben. Beispiele hierfür sind Ihr Name oder ggf. Ihr Profilbild. Profildaten werden genutzt, für eine persönliche Ansprache, Ausrichtung der Inhalte an die Interessen des Publikums und eine persönlichere Kommunikation.

·         Einwahldaten: Dies umfasst z.B. Datum und Uhrzeit ihrer Einwahl in die Konferenz und der Zeitpunkt des Verlassens.

·         Support-/Feedbackdaten: Informationen im Zusammenhang mit etwaigem Problembehandlungstickets oder Feedback.

·         Telemetriedaten: Dies umfasst Diagnosedaten im Zusammenhang mit der Dienstnutzung einschließlich der Übertragungsqualität. Diese Daten dienen der Problembehandlung, der Sicherung und Aktualisierung des technischen Dienstes und deren Überwachung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Bereitstellung eines sicheren und fehlerfreien Dienstes für Online-Veranstaltungen.

 

Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung zur technischen und inhaltlichen Durchführung der Online-Veranstaltung, d.h. zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) und wir löschen die Daten spätestens nach 90 Tagen.

 

Folgende Angaben sind für andere Teilnehmer, die nicht Organisator sind, während der Konferenz sichtbar: Ihre Chat-Beiträge.

 

Wir erfassen nicht, ob Sie aufmerksam an der Veranstaltung teilgenommen haben (z.B. ob Sie währen der Veranstaltung andere Fenster, als das der Online-Veranstaltung aktiviert haben).

 

Erfolgt die Online-Veranstaltung mittels des Dienstes „Microsoft Teams“ gilt ergänzend:

 

Technischer Dienstleister ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. in Dublin/Irland (Microsoft), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist. Die Datenspeicherung erfolgt in der Microsoft Cloud, und zwar in Rechenzentren in der Geographie Europa. Es ist nicht beabsichtigt, personenbezogene Daten aus Gründen des Betriebs von Microsoft Teams in ein Drittland zu übermitteln. Sollten Sie sich aus einem Drittland einwählen, findet die von uns veranlasste Verarbeitung auch in diesem Fall über europäische Rechenzentren statt.

 

Microsoft erfasst bei der Bereitstellung des Dienstes bestimmte Diagnose- und Dienstdaten und nutzt diese eigenverantwortlich für eigene Zwecke. Soweit Microsoft personenbezogene Daten im Zusammenhang mit seinen eigenen legitimen Geschäftsvorgängen verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für diese Verarbeitungen. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Microsoft finden Sie unter https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy.  

 

Sie können an einer Online-Veranstaltung basierend auf Microsoft Teams auch ohne eigenes Microsoft-Nutzungskonto teilnehmen. Wenn Sie für die Teilnahme ein eigenen Microsoft-Nutzungskonto verwenden, können ergänzend Daten gemäß den Bestimmungen Ihres Microsoft-Nutzungskonto verarbeitet werden.

 

c)     Anmeldung zum Newsletter im Rahmen der Veranstaltung

Im Rahmen der Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, sich für die Zusendung unseres regelmäßigen Newsletters zu registrieren. Dies können Sie entweder Online, im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung oder direkt auf der Veranstaltung selbst, durch das Eintragen der E-Mail-Adresse auf einem dafür vorgesehenen Formular, tun.

Sie bekommen im Anschluss eine Registrierungsbenachrichtigung, die Sie bestätigen müssen, um den Newsletter zu empfangen (sog. Double Opt-In). Dies dient uns als Nachweis darüber, dass die Registrierung tatsächlich von Ihnen initiiert wurde.

Wir senden Ihnen den Newsletter ausschließlich zu, sofern Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrücklich eingewilligt haben.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. über einen Link am Ende eines jeden Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch gerne auch jederzeit an datenschutz@ifam.fraunhofer.de per E-Mail senden.

Ihre E-Mail-Adresse wird nach Widerruf Ihrer Einwilligung zur Zusendung des Newsletters umgehend gelöscht, sofern Sie nicht in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder diese nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

3.    Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den zuvor und im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder
• für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

4.    Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen, wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Vereinssitzes wenden.

 

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@zv.fraunhofer.de.